ある会社に訪問し、これこれの書類を見せてくださいとお願いすると、そんな書類はないとかどこに片づけたか探さないと分からないと言われ、困ることがある。実は、会社は、いろんな法律で、多くの書類の作成と保存が義務付けられている。

例えば、会社が決算期を迎えると、その事業年度にかかる計算書類を株主総会で承認のうえ、税務申告をする（やってないところもあるかもしれないが…）。会社は、この一連の流れの中で、多くの書類を作成する。これらの書類のうち、どの書類について、いつからいつまで保存しなければならないか、ご存じだろうか？

作成・保存が義務付けられている書類は、大雑把に、①税務関係②労務関係③総務関係の３つに分けられる。いくつか例示すると…

①税務関係

　計算書類及び附属明細書　

　取引に関する帳簿・証憑書類　

　源泉徴収簿　

②労務関係

　従業員の身元保証書　

　労働者名簿・賃金台帳　

　健康保険に関する書類　

③総務関係

　株主総会議事録

　事業報告

　株主名簿

などが挙げられる。やっかいなのは、同じ書類でも、法律によって保存期間が異なる場合があることだ。うっかり廃棄しないように気をつけよう。

とは言え、経営者が逐一保存書類や保存期間を覚えておく必要はなく、きちんと管理ができていればよい。コンプライアンス遵守のためにも、その部門の担当者に一度作成してもらい、専門家の目を通してマニュアル化しておけばよいだろう。なお、電子データでの保存が認められているものもあるので、スペースを無駄に割かないようにしたい。

BisNavi201409月号掲載